Démarrer une entreprise : 7 conseils pour gérer son temps efficacement

Cet article est présenté par Technologia.

Gérer son temps pour chacun de ses projets comme entrepreneur demeurera toujours une tâche à considérer et à revoir régulièrement pour mieux entreprendre et atteindre plus facilement ses objectifs.

Au fil des ans, j’ai dû, personnellement, modifier et améliorer la gestion de mon temps. Encore aujourd’hui, je considère que c’est une tâche continue que je dois régulièrement remettre en question pour mieux avancer.  En effet, il m’arrive encore de vivre le fameux piège de vouloir tout faire en même temps. Je dois constamment m’ajuster en conséquence des projets en cours et des nouveaux mandats qui entrent.

Pour mieux guider une entrepreneure en démarrage de la communauté de Niviti qui me demandait des trucs à ce sujet, j’ai jugé utile de me renseigner auprès de mon réseau de contacts professionnel afin d’obtenir les meilleurs conseils. Des formateurs de Technologia en capital humain et stratégies Web ont répondu à cet appel. 

Tout en vous partageant mes expériences personnelles, je vous résume ce que je retiens de mes échanges avec Evelyne De Blois , Pierre Lescarbeau et Jean-Sébastien Chouinard .

Voici 7 conseils retenus:

1. Connaissez vos forces et faiblesses

Personnellement,  bien me connaître en tant qu’entrepreneure, est jusqu’à aujourd’hui, ce qui m’a le plus aidée à mieux gérer mon temps et à prendre de bonnes habitudes pour y arriver.  Plus précisément, bien connaitre mes forces et mes faiblesses m’a permis, entre autres, de déléguer des fonctions à d’autres personnes meilleures que moi dans un domaine en particulier. Pour mieux gérer votre temps, vous devez , en effet, bien identifier vos forces et faiblesses et les prendre en considération. Vous les connaissez peut-être déjà ou les reconnaissez en jetant un coup d’oeil sur les rôles et fonctions que vous avez déjà exercés par le passé !  Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours demander auprès de votre entourage d’identifier ou de valider vos plus grands talents.

2. Définissez vos rôles et vos fonctions

Tout au long de votre parcours, vous aurez plusieurs rôles et fonctions à assumer qui vont se modifier au fur et à mesure que votre entreprise va croître.  « Certains de ces rôles sont : gestionnaire d’une équipe, responsable du marketing, développement des affaires, responsable des finances, souvent aussi exécutant (dans de très petites entreprises), etc.. Sans oublier les rôles plus personnels en tant que  père de famille, conjoint… Les rôles sont analogues aux enveloppes que nous utilisions autrefois pour le budget familial. » me disait Pierre Lescarbeau avec qui j’ai déjà eu une formation sur le leadership par le passé.

3. Déterminez vos buts à long terme pour chacun de vos rôles et fonctions

Une fois les rôles et fonctions définis, vous devez, toujours selon Pierre, déterminer vos buts à long terme pour chaque rôle. Une question qui peut vous aider dans cette étape est « Qu’est-ce que je veux accomplir uniquement dans ce rôle ou cette fonction. ? « Pensez long terme, plusieurs années même » dit-il. Il pourrait s’agir, par exemple, de vous dire d’acquérir de l’expérience de base en tant que responsable des finances et ensuite déléguer ce rôle à une autre personne dans le futur pour vous concentrer sur vos forces.

4. Planifiez les objectifs que vous voulez atteindre cette année pour chacun de vos rôles et fonctions

Demandez-vous, pour chacun de vos rôles et fonctions, ce que vous voulez atteindre comme objectif cette année. Pierre vous conseille d’ailleurs de réviser chaque mois vos progrès vers l’atteinte de vos objectifs annuels et de vous assurer de déterminer des activités mensuelles pour chacun des rôles. Selon lui, ceci évite qu’un rôle ne soit pas considéré et qu’il finisse par être abandonné. «Chaque semaine le dimanche ou le lundi matin, on organise sa semaine en ajoutant les activités de court terme. Chaque jour, on ajuste la journée en fonction des inévitables imprévus. Donc, on planifie l’année et le mois, on organise la semaine et on ajuste la journée.» Dit-il. J’aime beaucoup sa façon d’expliquer le tout. Selon moi, cette méthode vous permettra également de mieux connaître vos priorités et vos limites. Vous serez aussi en mesure de mieux dire NON.

5. Ayez un seul agenda

Plusieurs d’entre vous ont peut-être un agenda personnel et un autre professionnel. Évelyne  de Blois,  qui possède plus de vingt ans d’expérience comme gestionnaire, conférencière, formatrice et coach en entreprise,  propose d’en avoir un seul. Cet agenda doit combiner l’ensemble de vos activités. Je suis du même avis et c’est très important pour ne pas doubler ses engagements dans la même case de temps.  J’utilise , pour ma part, l’application Calendrier sur mon Mac qui est synchronisé avec mon iPhone.

6. Concentrez vos efforts aux bons endroits sur le Web

Lors d’un démarrage d’entreprise, l’une des priorités de chaque entrepreneur devrait, selon moi, être de conquérir de nouveaux clients. Pour y parvenir, je vous conseille de vous inspirer de votre plus grande force. Si comme moi, il s’agit de la communication sur le Web, mettez-la dans votre priorité. Il y a plusieurs façons de faire du marketing et du développement d’affaires  sur le Web sans nécessairement être agressif. Vous pouvez , en effet, arriver à trouver de nouveaux clients en vous démarquant et ainsi créer des liens de confiance. Jean Sébastien Chouinard, qui est aussi stratège Web chez Adviso, partage cet avis. L’un des trucs pour y parvenir est de concentrer vos efforts à la bonne place sur le Web, là  où se tient principalement votre clientèle cible. Aussi, bien définir votre sujet «niche».  Dans mon cas, par exemple, je sais que ma clientèle cible se concentre principalement sur Linkedin et Twitter. Même si je suis présente aussi sur d’autres réseaux sociaux, je concentre mes efforts sur cette clientèle cible. Quant à mon sujet «niche» , il s’agit évidemment de l’entrepreneuriat.

7. Choisissez votre environnement

Si vous démarrez votre entreprise à la maison, il est très important que vous ayez un endroit qui vous permet de séparer votre univers personnel et professionnel. Assurez-vous de vous créer un espace réservé à chacun qui permettra à votre entourage personnel de comprendre qu’il ne faut pas vous déranger lorsque vous vous y trouvez. Un conseil très pertinent d’Évelyne De Blois qui m’a rappelé que j’ai fait cette erreur par le passé  en combinant mon espace de travail avec ma chambre.

À vous la parole. J’aimerais savoir si vous avez déjà mis en pratique ces conseils. Est-ce que vous en avez d’autres à me partager qui vous ont aidé à mieux gérer votre temps ? Faites-moi en part dans les commentaires.

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  • Kathleen Lanthier-Wafer

    Merci! Très intéressant…
    Évidement ce sont plusieurs trucs qui sont déjà connue sauf qu’ils ne sont pas toujours facile a appliquer.
    Quand on démarre on a pas toujours les moyens de déléguer, n’y d’avoir un bureau séparer du reste. 😉

    • Mez Afairs

      C’est vrai pour l’espace de bureau! Il est par contre possible de faire une division dans la même pièce par exemple en peignant une partie de la chambre (le coin bureau) d’une autre couleur. Cela peut aider « psychologiquement » pour la séparation.