Top 5 des outils à utiliser pour gérer votre entreprise de A à Web

Basecamp, Zoom, buffer et Ronin me donnaient envie de fuir et de retourner sur les bancs d’école. Aujourd’hui, je peux vous garantir que ces applications facilitent l’administration, la planification et la gestion d’une PME.

Puisque je veux conserver votre attention jusqu’à la fin, sautons dans le vif du sujet. Je tiens à vous aviser, ce blogue est long… et je déteste moi-même lire un billet qui s’éternise. Par contre, vous pouvez passer uniquement aux outils qui vous intéressent. Je trouvais inadéquat de lancer en l’air de bonnes pratiques sans justifier leur utilisation.

À noter, ces applications comportent toutes des versions gratuites ou payantes, selon vos besoins, mais les frais sont très abordables.

5. Skype, Zoom : pour communiquer efficacement avec vos clients

Personnellement, je préfère Zoom à Skype, simplement parce qu’il y a plus d’options qui me plaisent. Notamment, enregistrer une conférence audio ou vidéo avec plusieurs participants à la fois. Avec Skype, il faut télécharger l’outil Amolto recorder (gratuit) et celui-ci consigne uniquement le contenu audio.

  • D’autre part, Zoom vous permet de fixer un rendez-vous vidéo. Par exemple, vous souhaitez organiser une rencontre de groupe dans 3 jours à 13 h… vous n’avez qu’à la planifier et joindre les participants à l’invitation. Ceux-ci se brancheront à votre salle virtuelle le moment venu.
  • Dans mon cas (et celui de plusieurs personnes de mon entourage), j’ai toujours eu des problèmes de fiabilité avec Skype. Lorsque l’image ne fige pas, c’est le son qui est saccadé, ou la connexion coupe tout simplement. Zoom, à mon avis, est plus professionnel.
  • Avantage de Skype, néanmoins, vous pouvez payer 35 $ annuellement pour obtenir un numéro de téléphone. En ajoutant un forfait à 3 $ par mois, vos appels sont illimités et sans frais d’interurbain, partout au Canada. Une solution alternative si vous souhaitez avoir un numéro d’affaires en moins de deux. La boîte vocale est incluse et vous recevez des notifications par courriel dès que vous avez un message.

4. Basecamp ou Bitrix24 : Pour garder le filon !

Bien que je ne connaisse que Basecamp (l’essayer c’est l’adopter), je ne peux le comparer à Bitrix24. Cependant, on me l’a déjà référé en tant qu’équivalent.

  • Le nom le dit, Basecamp, c’est votre « QG » ou votre « camp de base ». Vous y stockez tous vos projets, les tâches pour chacun (avec date butoir et attribution à de tierces personnes), vos documents, conversations et vos notes. Tout est rassemblé en un seul endroit et vous offre une vue d’ensemble très ergonomique.
  • Cette petite merveille vous permet ensuite d’inviter des intervenants dans chaque projet, avec accès contrôlés. Que ce soit au sein de votre entreprise pour différentes équipes (RH, marketing, ventes, développement), ou pour chacun de vos clients.
  • Chaque personne impliquée reçoit le calendrier quotidien des projets dans lesquels elle intervient, les mises à jour et les nouvelles tâches et discussions, et ce, directement dans sa boîte courriel.
  • Basecamp offre aussi un agenda complet pour chaque projet. Il vous est possible d’afficher la totalité des agendas ou de façon individuelle, tout comme les calendriers Outlook ou Gmail.

plume au carre

3. Mailchimp ou le Courrielleur : Pour fidéliser votre clientèle

Vous en entendez parler depuis un moment déjà, n’est-ce pas ? En fait, vous avez sans doute vu le nom de l’un ou l’autre au bas d’infolettres auxquelles vous êtes abonnés.

  • Ces outils d’envois massifs vous permettent de créer et gérer des campagnes de marketing très dynamiques. Bien que je préfère la convivialité de Mailchimp, l’un comme l’autre s’équivaut.
  • Le grand avantage se situe au niveau de la gestion des courriels et de votre liste de contacts. Fini la boite de réception qui se remplit à la suite d’un envoi de masse. En plus, toutes les adresses qui ne sont plus en vigueur sont automatiquement retirées de votre liste. Elle est donc mise à jour automatiquement, excluant aussi les gens qui se sont désabonnés.
  • Autre bonus, les gens qui s’inscrivent à votre infolettre peuvent être ajoutés automatiquement à votre liste de contacts… génial, non ?
  • De même, vous récoltez les statistiques d’ouverture de courriel pour chaque campagne, ainsi que le taux de « clics » sur les liens incorporés menant à votre site web ou à un formulaire d’inscription, par exemple. Vous tâtez ainsi le pouls de votre marché et pouvez réajuster votre stratégie en fonction des résultats obtenus pour améliorer l’engagement de votre clientèle.
  • Finalement, en vous servant de cet outil de marketing Web, vous respectez la loi « anti pourriel » avec l’option de désabonnement. Le risque que vous tombiez dans les pourriels est aussi bien moins élevé que par envoi courriel régulier.

2. Webikeo, Lynda.com, video2brain : Développer votre expertise

Ces deux plateformes offrent des formations en ligne sur tous les sujets qui sont utiles à l’entrepreneur.

  1. Webikeo offre des webinaires gratuits (oui, gratuits) sur le marketing, le commerce électronique, les innovations technologiques, les médias sociaux, les relations avec la clientèle, la gestion et les ressources humaines, le développement des affaires, les finances et plus. Vous n’avez qu’à vous créer un compte et vous pouvez naviguer à travers les webinaires offerts. On vous envoie chaque semaine des sélections qui peuvent vous intéresser. La plateforme est en France, nous avons donc 6 heures de décalage horaire. Pas de panique, car le lien de la vidéo vous est envoyé après chaque webinaire et vous avez une semaine pour le revisionner.
  2. com est affilié à LinkedIn. Il s’agit d’un regroupement de vidéos de formations en ligne. Attention, dépendance garantie ! Séparé en 9 catégories, vous retrouverez, dans la section « business » uniquement, plus de 53 000 vidéos (niveaux débutants jusqu’à expert). Je vous laisse découvrir le reste, question de piquer votre curiosité. Cependant, le contenu est uniquement en anglais. Bien qu’ils aient leur pendant francophone à l’adresse video2brain.com, ce dernier n’offre que 965 vidéos de formation. Lynda.com vous offre une période d’essai (7 jours) sans frais, alors que video2brain.com vous permet de vous inscrire gratuitement, mais cela vous donne accès seulement à certaines parties à l’intérieur de chaque vidéo.

1. RONIN : Facturation et feuilles de temps

Ahhhh ce cher RONIN ! Il m’a été référé par une personne désormais très chère à mon cœur… RONIN, c’est ma plateforme de facturation et de gestion d’heures comptabilisées pour chacun de mes clients. Je pourrais vous en parler longuement ! Sachez que je ne vous dis pas tout, malgré les nombreux points positifs énoncés plus bas.

Je nage en plein bonheur depuis que j’utilise cet outil. Oui, il m’en coûte 15 $ par mois, mais chaque dollar investi me rapporte. Il y a aussi un forfait gratuit jusqu’à deux clients. Essayez-le !

Ronin vous permet :

  • D’ajouter vos clients et de les inviter à voir leur dossier, c’est-à-dire jeter un coup d’œil aux heures que vous facturez, aux projets en cours ou terminés, aux factures impayées, aux tâches et leurs dates butoirs. Une belle façon de développer un lien de confiance.
  • De configurez votre taux horaire, vos produits, les taxes, votre gabarit de facture avec logo et message personnalisé, le délai de paiement (et les rappels sont envoyés automatiquement à vos clients lorsque les factures sont échues) et plus encore.
  • De créer autant de projets que vous le souhaitez avec chaque client, ajouter des tâches, les attribuer (vous pouvez même ajouter vos collaborateurs, vos employés et vérifier l’avancée des projets de chacun).
  • De fonctionner avec un minuteur pour chaque client, chaque projet, chaque tâche. Par la suite, ces entrées sont sauvegardées et comptabilisées.
  • De faire des soumissions, d’annexer vos dépenses, par exemple le kilométrage, des achats, etc.
  • De facturer en moins de deux minutes et de créer des factures récurrentes. En sélectionnant votre client, les heures non facturées apparaissent. Vous n’avez qu’à les ajouter, et le tour est joué. Vous envoyez le tout par courriel, et pouvez même utiliser PayPal pour réclamer votre dû.
  • D’effectuer des rapports mensuels ou annuels vous indiquant le total facturé, les paiements complétés ou en retard, pour sortir votre feuille de temps pour chaque client, ou pour visualiser le total de vos dépenses.

Voilà, maintenant que vous avez la tête pleine, prenez le temps de naviguer à travers ces outils Web. Je vous invite à partager les vôtres, et surtout, à me convaincre que pour vous, ce sont d’autres programmes qui vous aident à maximiser les heures de votre quotidien ! J’ajouterais volontiers quelques cordes à mon arc.

Au plaisir,

Stéphanie Themens, alias La Plume

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  • dina

    Super article. Merci!
    Dina Merhbi
    http://Www.NutritionMontreal.ca

    • Plume au carré

      Au plaisir de rédiger des articles qui vous touchent Dina!

  • J’utilise Zoom pour des entrevues, des webinaires ou autres et j’apprécie beaucoup.

  • Plume au carré

    Merci de vos commentaires! Lynne, je suis bien d’accord. Encore hier, avec Skype, c’était très pénible. J’ai donc demandé à tous mes clients de migrer vers ZOOM. C’est l’une de mes clientes, Les Vitamineuses, qui me l’a fait découvrir. Du bonbon!

  • Par curiosité, je ne sais pas si vous connaissez un bon logiciel/app axé sur le ventes — un CRM autrement dit. Je fouille depuis quelque jours mais je ne rien trouvé encore qui répondre complétement à mes attentes. Merci !

  • Adel

    Merci Bcp Stéphanie Themens pour cet riche article , je suis un utilisateur de bitrix24. et je conseille les autre d’essayer le aussi .c’est gratuits