Comment réussir vos réunions de travail ?

Passage obligé, la réunion de travail semble souvent fastidieuse, soporifique, voire parfois inutile. Certaines fois, elle finit même par devenir corvée quand elle devrait être un moment d’interaction, de partage et de synergie. De la même façon qu’ils interrogent de plus en plus la compétence managériale, les employés questionnent la nécessité de la réunion. Alors comment réinventer cet indispensable instrument de travail et réussir enfin vos réunions ?

La réunion : un rituel managérial !

Redonner du sens et de l’efficacité à la réunion c’est aussi réinvestir le rôle du manager pour le moderniser. Pour les membres d’une équipe, les moments avec le manager doivent être des moments privilégiés où ils sont en confiance, où ils ont la parole, où ils peuvent faire part de leurs avancées comme de leurs difficultés en toute transparence.

Les réunions souffrent souvent d’un cadre trop rigide et d’une hiérarchisation contre-productive. Si le manager a la responsabilité de l’organisation et de la tenue de la réunion, il ne doit pas monopoliser la parole quand elle se déroule.  Au contraire, le manager doit écouter lors de la réunion, orienter, rappeler le cap. Au manager revient la planification de la réunion, son ordre du jour et son compte-rendu. Ces trois étapes sont essentielles et doivent être partagées avec tous les participants de la réunion.

Le lieu également à son importance. Pour une réunion brève et hebdomadaire, privilégiez la station debout, autour d’un café, d’une table haute avec une durée qui n’excède pas les 30 minutes. Pour une réunion d’ampleur exceptionnelle, n’hésitez pas à réserver une salle de réunion : sortir du cadre quotidien du travail permettra à chacun de prendre de la hauteur de vue. C’est une option très pertinente pour les réunions qui doivent aborder les orientations stratégiques de votre entreprise.

Comment réussir vos réunions de travail

La conduite optimisée de la réunion

Il convient que l’ordre du jour de la réunion soit annoncé et respecté. Il faut aussi que toutes les décisions prises fassent l’objet d’un relevé précis adressé in fine à tous les participants. Toutefois si l’organisation est capitale pour que la réunion soit réellement efficace, elle n’est pas suffisante.

A cette rigueur légitime, le manager doit associer comme nous le précisions plus haut l’écoute nécessaire. Il doit aussi faire preuve d’un sens certain de l’animation. La parole doit circuler durant la réunion. Aucun des participants ne doit rester inactif sur plus de deux sujets consécutifs, sous peine de décrocher tant en ce qui concerne l’attention que la motivation.

Le manager doit aussi veiller à ce que la réunion garde une orientation, un ton, un esprit bienveillant et positif. Ce moment ne doit pas devenir le tribunal des problèmes rencontrés par l’équipe : ceux-ci doivent être traités dans un autre cadre. La réunion doit travail doit rester focalisée sur l’équipe et ses besoins opérationnels, pour permettre à chacun d’atteindre plus facilement ses objectifs.

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