Le standard téléphonique virtuel, un outil pratique pour votre entreprise

Cet article est présenté par Fonvirtual.


Ces dernières années, la demande des consommateurs a augmenté presque au même rythme que les nouvelles technologies. Les clients veulent que leurs doutes et leurs préoccupations soient résolus de la manière la plus rapide et la plus agréable possible. C’est ainsi que les demandes et les exigences du public ne cessent de croître.

Il est essentiel de connaître et de comprendre les besoins des clients et d’y répondre afin d’offrir un plus grand avantage aux consommateurs. Par conséquent, offrir un bon service à la clientèle est devenu une activité cruciale pour toute entreprise au cours des dernières années. La solution la plus fréquente pour gérer correctement la communication à distance avec les consommateurs est la téléphonie. C’est là qu’interviennent les standards téléphoniques, qui ont connu une évolution spectaculaire au cours des dernières décennies, jusqu’à devenir virtuels.

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel ?

Le standard téléphonique virtuel est un système de téléphonie IP qui utilise l’infrastructure de communication de l’information pour fonctionner, permettant de gérer les appels reçus vers le numéro d’en-tête et de les renvoyer vers d’autres lignes téléphoniques fixes ou mobiles.

En quoi est-il différent d’un standard téléphonique traditionnel ?

La première chose est qu’un standard téléphonique traditionnel nécessite un investissement important car il faut acquérir des téléphones, des équipements et des installations. Un standard téléphonique virtuel est quant à lui hébergé dans le nuage et n’a donc besoin d’aucune installation matériel. En effet, tout est géré grâce à Internet. Cela se traduit par des économies de coûts très importantes.

Une autre différence est la configuration et la maintenance des standards téléphoniques. Alors que pour le standard traditionnel, un professionnel doit être sur le lieu de travail pour effectuer n’importe quelle tâche ; le standard téléphonique virtuel peut être géré à distance et ne dépend pas de dispositifs physiques. Tout changement sera fait plus rapidement et plus facilement, sans aucun frais supplémentaire.

De plus, comme ils ne dépendent pas d’un téléphone SIP installé au bureau comme c’est le cas avec les standards téléphoniques traditionnels, les standards virtuels sont beaucoup plus flexibles. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, qu’il s’agisse de Wi-Fi ou de données mobiles, vous pouvez travailler depuis n’importe quel appareil (téléphone portable, ordinateur, tablette, smart TV,…) et où que vous soyez dans le monde.

Mais comment fonctionne un standard téléphonique virtuel ?

Comment fonctionne un standard téléphonique virtuel ?

Les clients passeront un appel vers une ligne fixe, donnant ainsi une image professionnelle à l’entreprise. Cependant l’appel peut être reçu par le standardiste sur n’importe quel appareil disposant d’une connexion à Internet. Le standard téléphonique virtuel offre donc la possibilité d’être flexible et mobile. Pour l’utiliser, vous pouvez installer une application mobile ou vous connecter depuis le même navigateur Chrome.

En plus de permettre de passer et de recevoir des appels, le standard téléphonique virtuel possède une multitude de fonctions telles que : l’établissement d’un horaire de fonctionnement du standard, la possibilité d’identifier l’appelant ou encore l’enregistrement des appels, etc.

Quelles sont toutes ses fonctionnalités ?

Les standards téléphoniques virtuels présentent de nombreuses fonctionnalités permettant de faciliter vos communications :

  • Réception et émissions d’appels dans le monde entier : où que vous soyez, passez et recevez vos appels à échelle internationale sans frais supplémentaires.
  • Locutions : vous pouvez configurer des locutions de toutes sortes, enregistrer un message d’accueil pour les utilisateurs qui appellent, prévenir les heures d’ouverture, les jours fériés ou les vacances, ….
  • Options de menu : vous aurez la possibilité de distribuer les appels entre tous les départements de votre entreprise. Vos clients n’auront qu’à cliquer sur le numéro configuré pour chaque département et ils seront mis en contact avec la personne la mieux placée pour les aider.
  • File d’attente : vous avez également la possibilité d’ajouter une file d’attente avec fond musical pour faire patienter le client.
  • Horaires : vous pouvez définir un horaire afin qu’en dehors des heures de travail par exemple, les clients entendent un discours leur annonçant que l’entreprise est fermée et qu’ils peuvent laisser un message dans la boîte vocale s’ils le souhaitent.
  • Identification de l’appelant : Vous saurez qui appelle et d’où il appelle avant de répondre, ce qui vous permettra de fournir un service plus personnalisé à votre client. De plus, lorsque l’appel arrive sur votre téléphone portable, vous pourrez savoir s’il s’agit d’un appel personnel ou d’appel professionnel.
  • Statistiques : vous obtiendrez des rapports sur le nombre total de minutes passées au téléphone, les appels manqués ou décrochés et les horaires pendant lesquelles vous recevez et passez le plus d’appels, obtenant ainsi un suivi absolu de toutes les conversations téléphoniques de votre entreprise.
  • Appels sortants : grâce à la nouvelle technologie WebRTC, vous pouvez toujours afficher votre numéro d’en-tête même si vous appelez depuis différents appareils (téléphone portable, ordinateur, tablette,…) et depuis n’importe où dans le monde, en ayant simplement une connexion Internet. C’est la fonction la plus différenciatrice offerte par fonvirtual.com.

Cet article est écrit par Amélie Latourelle Responsable du Marketing et de la Communication de l’entreprise Fonvirtual, entreprise spécialisée dans la commercialisation de standard téléphonique, Call Center et de télécommunications d’entreprise.

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